Privacybeleid — PermitScout
Laatst bijgewerkt: 28 oktober 2026
1. Verwerkingsverantwoordelijke
SAM VENTURE SRL, ondernemingsnummer 0769.676.390, die PermitScout uitbaat. Contact voor elke vraag over uw gegevens: [email protected].
Dit beleid betreft twee groepen personen: onze abonnees (en de personen die een geabonneerde onderneming vertegenwoordigen), en de personen die voorkomen in de openbare gegevens die wij verzamelen (afdeling 4).
2. De gegevens van onze abonnees
| Gegevens | Waarom | Rechtsgrond |
|---|---|---|
| E-mailadres, naam van de onderneming, regio, profiel (vak, werken, gewenste klanten, taal, vrije aanvulling) | De dienst leveren: vergunningen selecteren en versturen | Uitvoering van de overeenkomst |
| Gemeente of adres van uw vestiging (als u een straal kiest), en het gevonden geografische punt | Uw regio berekenen; wij bewaren het adres zoals herkend en de coördinaten | Uitvoering van de overeenkomst |
| Status van het abonnement, Stripe-identificatoren (klant, abonnement), data van proefperiode en verzending | De proefperiode, het abonnement en de verzendingen beheren | Uitvoering van de overeenkomst |
| Vingerafdruk van de betaalkaart geleverd door Stripe (niet het kaartnummer) | De gratis proefperiode slechts één keer per kaart toekennen, en meerdere accounts tegengaan | Gerechtvaardigd belang (misbruik voorkomen) |
| Geschiedenis van uw zendingen: voor elke verzonden e-mail (maandagmail, regiorapport, kwartaallijst) de referenties van de getoonde fiches en de zin die erbij stond, uw keuzes op dat moment (beroep, werken, klanten, zonder de vrije aanvulling) en het bijgevoegde Excelbestand | U uw zendingen laten herlezen in uw account | Uitvoering van de overeenkomst |
| Favorieten: de werven die u bewaart (hun referentie en de datum) | U de werven laten terugvinden die u wilt opvolgen, en de selectie van de volgende weken sturen, ook de selectie door artificiële intelligentie | Uitvoering van de overeenkomst |
| Klikken op de links in de e-mails | Het gebruik van de dienst meten | Gerechtvaardigd belang (kwaliteit van de dienst) |
| Facturen en betalingsgegevens (bij Stripe), waaronder het volledige factuuradres (straat, postcode, gemeente, land) dat Stripe op zijn betaalpagina vraagt | Boekhoudkundige en fiscale verplichtingen | Wettelijke verplichting |
| Btw-nummer, naam geregistreerd in VIES, land van het adres en van de kaart | De juiste btw aanrekenen (verlegging enkel met een geldig nummer) | Wettelijke verplichting |
| Datum en versie van de aanvaarde algemene voorwaarden | De aanvaarding van de voorwaarden bewijzen | Gerechtvaardigd belang (bewijs) |
| Foutmeldingen (abonnees en bezoekers van de website): wat er fout is, uw toelichting, het betrokken dossier, de taal, en het e-mailadres dat u voor het antwoord opgeeft (of uw account, als u vanuit een e-mail meldt) | Onze gegevens verbeteren en u antwoorden | Gerechtvaardigd belang (juistheid van de gepubliceerde gegevens) |
- Wij zien uw kaartnummer niet: de betaling wordt volledig door Stripe afgehandeld.
- Geolokalisatie van uw regio: de naam van een gemeente herkennen wij zelf. Als u het adres van uw vestiging opgeeft (of een gemeente die wij niet herkennen), wordt het naar de openbare geolokalisatiedienst van de Vlaamse overheid gestuurd (geo.api.vlaanderen.be, Digitaal Vlaanderen), die het overeenstemmende punt teruggeeft; niets anders wordt hem bezorgd.
- Geen trackingpixel: wij weten niet of u een e-mail opent, alleen of u op een van de links klikt (de links lopen via onze server, die de klik noteert en u daarna doorstuurt).
- Geen trackingcookie op onze website. Twee strikt noodzakelijke cookies dienen om in te loggen op uw account: de ene bewaart uw sessie op het toestel (de sessie eindigt 90 dagen na uw laatste bezoek aan uw account, en uiterlijk een jaar na het inloggen; « Uitloggen » wist hem), de andere onthoudt 10 minuten lang de lopende aanmelding. De betaalpagina's van Stripe gebruiken hun eigen cookies.
- Selectie door artificiële intelligentie: om uw fiches te kiezen sturen wij uw profiel (zonder uw e-mailadres of de naam van uw onderneming), de openbare gegevens over de vergunningen in uw regio en de werven die u hebt bewaard (aard van de werken, gemeente, onderneming) naar onze AI-dienstverlener (Google, model Gemini), nooit de naam van een natuurlijke persoon. De vrije aanvulling van uw profiel wordt verstuurd zoals u ze schreef: zet er geen persoonsgegevens in (naam, telefoon, adres van een persoon). Wij roepen Gemini aan op Google Cloud (Vertex AI), in de Europese Unie: volgens de voorwaarden van Google Cloud dienen de verstuurde gegevens niet om zijn modellen te trainen.
3. Met wie wij deze gegevens delen
Wij verkopen geen gegevens. Onze dienstverleners (verwerkers):
| Dienstverlener | Rol | Locatie |
|---|---|---|
| Stripe | Betaling, facturen, klantenruimte | Ierland / Verenigde Staten (modelcontractbepalingen, Data Privacy Framework) |
| Google (Google Workspace, Gmail-relay) | Verzending van de e-mails | Ierland / Verenigde Staten (modelcontractbepalingen, Data Privacy Framework) |
| Google Cloud (Vertex AI, model Gemini) | Selectie van de fiches door artificiële intelligentie | Europese Unie |
| Vlaamse overheid (Digitaal Vlaanderen, geo.api.vlaanderen.be) | Geolokalisatie van het adres van uw vestiging | België |
| Contabo | Hosting van de server en de databank | Duitsland |
| Cloudflare | Doorgeven en beveiligen van de verbindingen met de site, opslag van de versleutelde back-ups | Europese Unie voor de back-ups; wereldwijd netwerk, Verenigde Staten (modelcontractbepalingen, Data Privacy Framework) |
De links « bekijk op de kaart » openen Google Maps: Google ontvangt dan het adres van de werf, alleen als u klikt.
4. De personen die voorkomen in de openbare gegevens
PermitScout verzamelt informatie die door de overheid wordt gepubliceerd: omgevingsvergunningen en vergunningsaanvragen (Omgevingsloket, urban.brussels) en het ondernemingsregister (Kruispuntbank van Ondernemingen). Een deel van die informatie betreft natuurlijke personen:
- Particulieren die een vergunning aanvragen of krijgen: de overheid publiceert hun naam niet in Vlaanderen; wij bewaren het adres van de werf (afgeleid uit het kadastrale perceel) en de aard van de werken, en bezorgen die aan onze abonnees. Het adres en het perceel worden 24 maanden na de beslissing gewist (punt 5). Wij publiceren nooit de naam van een particulier.
- Eenmanszaken en verenigingen op naam van hun leden die een vergunning aanvragen: wij bewaren de gegevens zoals gepubliceerd, maar publiceren hun naam niet (ze verschijnen als « particulier »).
- Persoonlijke e-mailadressen gevonden op de website van een onderneming: wij bewaren ze om te herkennen dat een onderneming geen algemeen adres heeft (zoals info@…); wij publiceren ze nooit en geven ze nooit door.
Rechtsgrond: ons gerechtvaardigd belang, en dat van onze abonnees, om de vergunde werven in hun regio te kennen, op basis van informatie die de overheid openbaar heeft gemaakt. Wij hebben dat belang schriftelijk afgewogen tegen uw rechten, in ons register van de verwerkingen.
Uw rechten: als dit u betreft, kunt u zich op elk moment verzetten tegen deze verwerking, of inzage in of wissing van uw gegevens vragen (afdeling 6).
5. Hoelang wij de gegevens bewaren
| Gegevens | Termijn |
|---|---|
| Account en profiel van een abonnee | Gewist 12 maanden na de uitschrijving voor de e-mails; 12 maanden na een nooit bevestigde inschrijving; voor een bevestigd account zonder lopend betaald abonnement, 12 maanden na de bevestiging (of de laatste terugkeer) of na het einde van het laatste abonnement, waarbij de meest recente datum telt; en op elk moment op verzoek (afdeling 6) |
| Vingerafdrukken van kaarten gekoppeld aan een proefperiode | 3 jaar na de proefperiode; losgekoppeld van het account wanneer dat gewist wordt |
| Klikken | 24 maanden |
| Foutmeldingen | 24 maanden na ontvangst, behandeld of niet; losgekoppeld van het account wanneer dat gewist wordt |
| Logboek van de oproepen naar het AI-model (datum, model, kostprijs, betrokken abonnee; noch de vraag, noch het antwoord) | 24 maanden |
| Logboek tegen misbruik van de formulieren, van de aanmelding en van de terugkeer na betaling (e-mail- en IP-adressen in een vorm die niet kan worden teruggelezen) | 24 uur, uiterlijk de volgende nacht gewist |
| Inlogcodes | 10 minuten geldig, gewist zodra ze gebruikt zijn of uiterlijk de nacht na het verstrijken |
| Netwerken van waaruit u inlogde (IP-adressen in een vorm die niet kan worden teruggelezen), om de aanmelding te beveiligen | 12 maanden na de laatste aanmelding vanaf dat netwerk, of gewist samen met het account |
| Inlogsessies (één per toestel) | 90 dagen na het laatste bezoek aan het account, hoogstens een jaar na het inloggen; gewist bij het uitloggen of uiterlijk de nacht na het verstrijken |
| Geschiedenis van de zendingen | Zolang het account bestaat; samen ermee gewist. De fiches worden opnieuw gelezen in onze vergunningsgegevens: het adres van een werf van een particulier wordt er dus na 24 maanden gewist, zoals elders |
| Favorieten (de werven die u bewaart, met hun datum) | Tot u ze verwijdert, of gewist samen met het account; het adres van een werf van een particulier wordt er na 24 maanden gewist, zoals elders |
| Excelbestand bij een zending (het bevat adressen van werven van particulieren) | 24 maanden na de oudste vergunningen of aanvragen die het bevat (de kwartaallijst, die enkel vennootschappen bevat: 24 maanden na de zending), daarna gewist; de zending blijft leesbaar zonder haar bestand |
| Versleutelde back-ups van de databank | 30 dagen: een gewist gegeven verdwijnt uiterlijk 30 dagen later uit de back-ups |
| Berichten verstuurd naar [email protected] | 3 jaar na de laatste uitwisseling; een verzoek om uw rechten uit te oefenen en ons antwoord, 5 jaar |
| Facturen en boekhoudstukken | 10 jaar (wettelijke verplichting) |
| Adres en perceel van werven van particulieren (vergunningen en aanvragen zonder een vennootschap als enige aanvrager: aanvrager niet gepubliceerd, natuurlijke persoon, eenmanszaak of vereniging op naam van haar leden) | Gewist 24 maanden na de beslissing, of na de indiening voor een aanvraag zonder beslissing; de rest van de vergunning (gemeente, aard van de werken, data), die niemand meer aanwijst, blijft bewaard |
| Vergunningen en aanvragen van vennootschappen (rechtspersonen) | Bewaard zoals gepubliceerd door de overheid |
| Fiches van ondernemingen (Kruispuntbank) | Vervangen bij elke maandelijkse update |
| Persoonlijke e-mailadressen bewaard zonder publicatie | Gewist 12 maanden na de laatste controle van de fiche van de onderneming |
6. Uw rechten
U hebt recht op inzage, rectificatie, wissing, bezwaar, beperking en overdraagbaarheid van uw gegevens, en het recht om uw toestemming in te trekken wanneer de verwerking daarop berust. Schrijf ons op [email protected]; wij antwoorden binnen een maand.
U kunt ook een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (Drukpersstraat 35, 1000 Brussel — www.gegevensbeschermingsautoriteit.be).
7. Beveiliging
Wij beschermen uw gegevens met passende technische en organisatorische maatregelen: versleutelde verbindingen, aanmelding op uw account met een eenmalige code, toegang tot de gegevens alleen voor de uitbater, versleutelde back-ups. Geen enkele link in uw e-mails opent uw account: de links die ernaartoe leiden, vragen u in te loggen.
8. Wijzigingen
Wij kunnen dit beleid wijzigen; de datum van bijwerking staat bovenaan, en belangrijke wijzigingen worden per e-mail aan de abonnees meegedeeld.