Politique de confidentialité — PermitScout
Dernière mise à jour : 28 octobre 2026
1. Responsable du traitement
SAM VENTURE SRL, numéro d'entreprise 0769.676.390, qui exploite PermitScout. Contact pour toute question sur vos données : [email protected].
Cette politique concerne deux groupes de personnes : nos abonnés (et les personnes qui représentent une entreprise abonnée), et les personnes qui apparaissent dans les données publiques que nous rassemblons (section 4).
2. Les données de nos abonnés
| Données | Pourquoi | Base légale |
|---|---|---|
| Adresse e-mail, nom de l'entreprise, zone, profil (métier, travaux, clients voulus, langue, complément libre) | Fournir le service : sélectionner et envoyer les permis | Exécution du contrat |
| Commune ou adresse de votre entreprise (si vous choisissez un rayon), et le point géographique trouvé | Calculer votre zone ; nous gardons l'adresse telle que reconnue et ses coordonnées | Exécution du contrat |
| Statut de l'abonnement, identifiants Stripe (client, abonnement), dates d'essai et d'envoi | Gérer l'essai, l'abonnement, les envois | Exécution du contrat |
| Empreinte de la carte de paiement fournie par Stripe (pas le numéro de carte) | Accorder l'essai gratuit une seule fois par carte, et lutter contre les comptes multiples | Intérêt légitime (prévention des abus) |
| Historique de vos envois : pour chaque mail parti (mail du lundi, rapport de zone, liste trimestrielle), les références des fiches montrées et la phrase qui les accompagnait, vos choix du moment (métier, travaux, clients, sans le complément libre) et le fichier Excel joint | Vous permettre de relire vos envois dans votre espace | Exécution du contrat |
| Favoris : les chantiers que vous sauvegardez (leur référence et la date) | Vous permettre de retrouver les chantiers à suivre, et guider la sélection des semaines suivantes, y compris la sélection par intelligence artificielle | Exécution du contrat |
| Clics sur les liens des mails | Mesurer l'usage du service | Intérêt légitime (qualité du service) |
| Factures et données de paiement (chez Stripe), dont l'adresse de facturation complète (rue, code postal, ville, pays) que Stripe vous demande sur sa page de paiement | Obligations comptables et fiscales | Obligation légale |
| Numéro de TVA, nom enregistré dans VIES, pays de l'adresse et de la carte | Facturer la bonne TVA (autoliquidation seulement avec un numéro valide) | Obligation légale |
| Date et version des conditions générales acceptées | Prouver l'acceptation des conditions | Intérêt légitime (preuve) |
| Signalements d'erreur (abonnés et visiteurs du site) : ce qui est faux, vos précisions, le dossier concerné, la langue, et l'adresse e-mail que vous donnez pour la réponse (ou votre compte, si vous signalez depuis un mail) | Corriger nos données et vous répondre | Intérêt légitime (exactitude des données publiées) |
- Nous ne voyons pas votre numéro de carte : le paiement est entièrement géré par Stripe.
- Géolocalisation de votre zone : nous reconnaissons nous-mêmes le nom d'une commune. Si vous indiquez l'adresse de votre entreprise (ou une commune que nous ne reconnaissons pas), elle est envoyée au service public de géolocalisation de l'autorité flamande (geo.api.vlaanderen.be, Digitaal Vlaanderen), qui renvoie le point correspondant ; rien d'autre ne lui est envoyé.
- Pas de pixel de suivi : nous ne savons pas si vous ouvrez un mail, seulement si vous cliquez sur un de ses liens (les liens passent par notre serveur, qui note le clic puis vous redirige).
- Pas de cookie de suivi sur notre site. Deux cookies strictement nécessaires servent à la connexion à votre espace : l'un garde votre session sur l'appareil (la session prend fin 90 jours après votre dernière visite de l'espace, et au plus tard un an après la connexion ; « Se déconnecter » l'efface), l'autre retient pendant 10 minutes la connexion en cours. Les pages de paiement de Stripe utilisent leurs propres cookies.
- Sélection par intelligence artificielle : pour choisir vos fiches, nous envoyons à notre prestataire d'IA (Google, modèle Gemini) votre profil (sans votre e-mail ni le nom de votre entreprise), les données publiques des permis de votre zone et les chantiers que vous avez sauvegardés (nature des travaux, commune, entreprise), jamais le nom d'une personne physique. Le complément libre de votre profil lui est envoyé tel que vous l'avez écrit : n'y mettez pas de données personnelles (nom, téléphone, adresse d'une personne). Nous appelons Gemini sur Google Cloud (Vertex AI), dans l'Union européenne : selon les conditions de Google Cloud, les données envoyées ne servent pas à entraîner ses modèles.
3. Avec qui nous partageons ces données
Nous ne vendons aucune donnée. Nos prestataires (sous-traitants) :
| Prestataire | Rôle | Localisation |
|---|---|---|
| Stripe | Paiement, factures, espace client | Irlande / États-Unis (clauses contractuelles types, Data Privacy Framework) |
| Google (Google Workspace, relais Gmail) | Envoi des e-mails | Irlande / États-Unis (clauses contractuelles types, Data Privacy Framework) |
| Google Cloud (Vertex AI, modèle Gemini) | Sélection des fiches par intelligence artificielle | Union européenne |
| Autorité flamande (Digitaal Vlaanderen, geo.api.vlaanderen.be) | Géolocalisation de l'adresse de votre entreprise | Belgique |
| Contabo | Hébergement du serveur et de la base de données | Allemagne |
| Cloudflare | Acheminement et protection des connexions au site, stockage des sauvegardes chiffrées | Union européenne pour les sauvegardes ; réseau mondial, États-Unis (clauses contractuelles types, Data Privacy Framework) |
Les liens « voir sur la carte » ouvrent Google Maps : Google reçoit alors l'adresse du chantier, seulement si vous cliquez.
4. Les personnes qui apparaissent dans les données publiques
PermitScout rassemble des informations publiées par les autorités : permis d'urbanisme et demandes de permis (Omgevingsloket, urban.brussels) et registre des entreprises (Banque-Carrefour des Entreprises). Certaines de ces informations concernent des personnes physiques :
- Particuliers qui demandent ou obtiennent un permis : les autorités ne publient pas leur nom en Flandre ; nous conservons l'adresse du chantier (déduite de la parcelle cadastrale) et la nature des travaux, et les transmettons à nos abonnés. L'adresse et la parcelle sont effacées 24 mois après la décision (section 5). Nous ne publions jamais de nom de particulier.
- Entreprises en nom propre et associations au nom de leurs membres qui demandent un permis : nous conservons les données telles que publiées, mais ne publions pas leur nom (elles apparaissent comme « particulier »).
- Adresses e-mail nominatives trouvées sur le site d'une entreprise : nous les conservons pour reconnaître qu'une entreprise n'a pas d'adresse générique (comme info@…) ; nous ne les publions ni ne les transmettons jamais.
Base légale : notre intérêt légitime, et celui de nos abonnés, à connaître les chantiers autorisés dans leur zone, à partir d'informations rendues publiques par les autorités. Nous avons mis cet intérêt en balance avec vos droits, par écrit, dans notre registre des traitements.
Vos droits : si vous êtes concerné, vous pouvez à tout moment vous opposer à ce traitement, demander l'accès à vos données ou leur effacement (section 6).
5. Combien de temps nous conservons les données
| Données | Durée |
|---|---|
| Compte et profil d'un abonné | Effacés 12 mois après la désinscription des mails ; 12 mois après une inscription jamais confirmée ; pour un compte confirmé sans abonnement payé en cours, 12 mois après la confirmation (ou le dernier retour) ou après la fin du dernier abonnement, la date la plus récente comptant ; et à tout moment sur demande (section 6) |
| Empreintes de cartes liées à un essai | 3 ans après l'essai ; détachées du compte quand celui-ci est effacé |
| Clics | 24 mois |
| Signalements d'erreur | 24 mois après leur réception, traités ou non ; détachés du compte quand celui-ci est effacé |
| Journal des appels au modèle d'IA (date, modèle, coût, abonné concerné ; ni la demande ni la réponse) | 24 mois |
| Journal anti-abus des formulaires, de la connexion et du retour de paiement (adresses e-mail et IP sous une forme qui ne permet pas de les relire) | 24 heures, effacé au plus tard la nuit suivante |
| Codes de connexion | Valables 10 minutes, effacés dès leur usage ou au plus tard la nuit suivant leur expiration |
| Réseaux depuis lesquels vous vous êtes connecté (adresses IP sous une forme qui ne permet pas de les relire), pour sécuriser la connexion | 12 mois après la dernière connexion depuis ce réseau, ou effacés avec le compte |
| Sessions de connexion (une par appareil) | 90 jours après la dernière visite de l'espace, un an au plus après la connexion ; effacées à la déconnexion ou au plus tard la nuit suivant leur expiration |
| Historique des envois | Tant que le compte existe ; effacé avec lui. Les fiches sont relues dans nos données de permis, l'adresse d'un chantier de particulier y est donc effacée à 24 mois comme ailleurs |
| Favoris (les chantiers que vous sauvegardez, avec leur date) | Jusqu'à ce que vous les retiriez, ou effacés avec le compte ; l'adresse d'un chantier de particulier y est effacée à 24 mois comme ailleurs |
| Fichier Excel joint à un envoi (il contient des adresses de chantiers de particuliers) | 24 mois après les plus anciens permis ou demandes qu'il contient (la liste trimestrielle, qui ne contient que des sociétés : 24 mois après l'envoi), puis effacé ; l'envoi reste lisible sans son fichier |
| Sauvegardes chiffrées de la base de données | 30 jours : une donnée effacée disparaît des sauvegardes au plus tard 30 jours après |
| Messages envoyés à [email protected] | 3 ans après le dernier échange ; une demande d'exercice de vos droits et notre réponse, 5 ans |
| Factures et pièces comptables | 10 ans (obligation légale) |
| Adresse et parcelle des chantiers de particuliers (permis et demandes sans société pour seul demandeur : demandeur non publié, personne, entreprise en nom propre ou association au nom de ses membres) | Effacées 24 mois après la décision, ou après le dépôt pour une demande restée sans décision ; le reste du permis (commune, nature des travaux, dates), qui ne désigne plus personne, est gardé |
| Permis et demandes des sociétés (personnes morales) | Gardés tels que publiés par les autorités |
| Fiches d'entreprises (Banque-Carrefour) | Remplacées à chaque mise à jour mensuelle |
| Adresses e-mail nominatives conservées sans publication | Effacées 12 mois après la dernière vérification de la fiche de l'entreprise |
6. Vos droits
Vous disposez des droits d'accès, de rectification, d'effacement, d'opposition, de limitation et de portabilité de vos données, ainsi que du droit de retirer votre consentement lorsque le traitement en dépend. Écrivez-nous à [email protected] ; nous répondons dans un délai d'un mois.
Vous pouvez aussi introduire une plainte auprès de l'Autorité de protection des données (rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles — www.autoriteprotectiondonnees.be).
7. Sécurité
Nous protégeons vos données par des mesures techniques et organisationnelles adaptées : connexions chiffrées, connexion à votre espace par un code à usage unique, accès aux données réservé à l'exploitant, sauvegardes chiffrées. Aucun lien de vos mails n'ouvre votre espace : ceux qui y mènent demandent une connexion.
8. Modifications
Nous pouvons modifier cette politique ; la date de mise à jour figure en tête, et les changements importants sont annoncés par e-mail aux abonnés.